Phần mềm theo yêu cầu - Cách mạng trong quản trị DN hiện đại của SAS

SAS - Phần mềm theo yêu cầu
-------------------------------------------
Phương châm hoạt động của SAS là trở thành một DN chuyên sâu & dẫn đầu trong lĩnh vực phần mềm kế toán và phần mềm quản trị theo yêu cầu của khách hàng, đó là phần mềm kế toán hoặc một phần mềm quản lý có thiết kế, lập trình thêm các yêu cầu quản lý theo đặc thù riêng của mỗi khách hàng, mỗi ngành nghề (phần mềm may đo). Đây là một phân khúc thị trường được coi là “gai góc” nhất của phần mềm quản lý, khác hẳn với một phần mềm đóng gói (may sẵn) trên thị trường.

Phần mềm đóng gói?

Phần mềm đóng gói là sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh, được đăng ký thương hiệu và nhân bản hàng loạt để cung cấp ra thị trường (theo nghị định SỐ 71/2007/NĐ-CP)

Theo SAS, là một phần mềm có đầy đủ chức năng, sổ sách, báo cáo theo quy định của BTC hay cơ quan thuế, hoặc phần mềm có các chức năng được lập trình sẵn khách hàng khai thác ở trong phạm vi đó mà không có sự can thiệp của chỉnh sửa thêm theo yêu cầu riêng của DN.

Phần mềm đóng gói thường triển khai đồng loạt, áp dụng cho nhiều DN với chung một kiểu thiết kế, tính năng, báo cáo… do vậy có ưu điểm là phần mềm ổn định, đáp ứng yêu cầu cơ bản của khách hàng, giá cả thấp, triển khai nhanh, dễ tìm nhà cung cấp (ở SAS là dòng SAS INNOVA 6.8.1, SAS INNOVA OPEN). Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là chỉ đáp ứng được một phần yêu cầu quản lý của DN, thậm chí là một phần rất nhỏ. Mỗi DN khác nhau thường có yêu cầu quản lý không giống nhau do tính chất đặc thù của ngành nghề, mô hình SX-KD, phong cách, yêu cầu quản trị của mỗi nhà lãnh đạo, mỗi cán bộ là khác nhau.

Như vậy, nếu dùng phần mềm đóng gói thì không thể hạch toán, quản lý những yêu cầu đặc thù riêng của mỗi DN. Chức năng cần thì không có, chức năng phần mềm có thì DN lại không cần! Và, cán bộ kế toán cũng như các phòng ban khác phải dùng “đông tây y kết hợp” tức sử dụng cả phần mềm đóng gói, excel, thủ công để chế biến ra được con số, báo cáo phân tích, thống kê cuối cùng phục vụ quản lý điều hành. Điều này dễ dẫn tới sai sót, chậm, tốn kém thời gian – chi phí – nhân lực …và làm giảm hiệu quả hoạt động.

Phần mềm đóng gói với tính năng chung chung thông thường phù hợp với DN có quy mô rất nhỏ, hạch toán, quản lý đơn giản, DN mới thành lập hoặc mục đích là kế toán thuế,… Loại phần mềm này thịnh hành nhất trong khoảng những năm trước 2010. Ngày nay, các DN đã thấy rõ các hạn chế của phần mềm đóng gói và bắt đầu chuyển sang giải pháp phần mềm kế toán, phần mềm quản trị có viết theo yêu cầu riêng của mình, cũng như phần mềm có thể tích hợp giữa các mảng hoạt động trong DN, tích hợp giữa phần mềm này với phần mềm kia, cũng như phần mềm với các thiết bị khác nhau…

Phần mềm theo yêu cầu (phần mềm may đo)?

Phần mềm sản xuất theo đơn đặt hàng là sản phẩm phần mềm được sản xuất theo các yêu cầu riêng của khách hàng hoặc người sử dụng (theo nghị định SỐ 71/2007/NĐ-CP)

Theo chúng tôi, đây là giải pháp phần mềm kế toán, phần mềm quản trị được thiết kế riêng theo đặc thù, yêu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp hoặc nhóm các DN có nhiều điểm chung như ngành nghề, mô hình … Như vậy, ngoài những tính năng chuẩn sẵn có trong phần mềm hoặc chuẩn theo quy định của cơ quan nhà nước, phần mềm đã được “may đo” cho phù hợp với nhu cầu hạch toán, quản lý của mỗi đơn vị, bộ phận, cá nhân sử dụng. Giá trị lớn nhất của phần mềm quản trị là ở chỗ này.

Phần mềm chỉnh sửa theo yêu cầu có đặc điểm là sự phù hợp với mỗi DN là rất cao, đáp ứng đúng yêu cầu quản lý của mình, đúng yêu cầu của đặc thù ngành hàng mình kinh doanh như: Kế toán nhà hàng, Kế toán phòng vé, Kế toán DN xây dựng – xây lắp, Quản lý Salon-Spa, Quản lý DN TĂCN, Quản lý DN dược phẩm,… Bên cạnh đó, các yêu cầu về tính năng, tiện ích, hạch toán, hệ thống sổ sách, báo cáo quản trị, báo cáo theo yêu cầu riêng được thiết kế, lập trình hoàn toàn chạy tự động trên phần mềm đảm bảo phản ảnh chân thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ hoạt động của DN, hỗ trợ công tác ra quyết định điều hành SX-KD hiệu quả.

Ngược lại với phần mềm đóng gói, phần mềm loại này rất kén chọn nhà cung cấp vì không phải DN phần mềm nào cũng đủ khả năng, kinh nghiệm thực hiện thành công. Nếu DN phần mềm nào chỉ tập trung vào phần mềm đóng gói thì khi gặp DN có nhu cầu viết thêm trên phần mềm họ sẽ thường hét giá rất cao “báo giá để từ chối” và hướng DN về với bản chuẩn hoặc nếu có làm thì triển khai “lai rai” và không thể thực hiện theo thỏa thuận hay kế hoạch. Với mỗi sản phẩm phần mềm sau khi được SAS triển khai thì sản phẩm đó đã được “cá nhân hóa” cho mỗi khách hàng. Dòng sản phẩm này thường có thời gian triển khai lâu hơn, chi phí cao hơn và thường phải trải qua các giai đoạn: Khảo sát – Phân tích – Thiết kế - Lập trình – Kiểm tra – Hoàn thiện, Update - Chuyển giao cho khách hàng.



Quy mô của phần mềm theo yêu cầu?

Thực ra, mới nghĩ đến việc viết phần mềm theo yêu cầu thông thường các DN nghĩ ngay đến mức chi phí rất cao và khó có khả năng chịu đựng. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi, phần mềm này có nhiều dạng và nhiều giải pháp tùy vào yêu cầu của mỗi DN.
Với DN chỉ cần sử dụng phần mềm chuẩn cộng thêm lập trình 1-5 báo cáo quản trị theo yêu cầu hoặc một số chức năng tính toán trên phiếu là đã thỏa mãn và phục vụ tốt công việc (yêu cầu đặc thù không nhiều nhưng lại vô cùng quan trọng đối với DN). Với yêu cầu như vậy chi phí cho xây dựng phần mềm không khác là bao so với phần mềm chuẩn.

Với DN có yêu cầu lớn hơn như lập trình thêm nhiều báo cáo quản trị, nhiều tính năng, tiện ích, mức độ tự động hóa cao hoặc triển khai phần mềm ở nhiều bộ phận, phòng ban, các bộ phận có sự liên kết, kế thừa thông tin (trên SAS INNOVA 8.0 hay SAS ERP) thì thời gian triển khai sẽ lâu hơn (từ 1- 6 tháng), chi phí triển khai sẽ cao hơn giải pháp trên (vài chục triệu cho đến hàng trăm triệu tùy yêu cầu của khách hàng).

Đặc biệt, SAS đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm đặc thù cho nhiều DN nên các dòng sản phẩm theo các ngành nghề đã khá đa dạng. Các DN có ngành nghề tương tự nhau được kế thừa các tinh túy, đặc thù của riêng ngành mình và khi áp dụng vào DN chỉ cần tinh chỉnh một số yêu cầu quản lý là đã đáp ứng hoàn toàn yêu cầu của mình. Như vậy, độ an toàn cao, thời gian triển khai dự án được rút ngắn, chi phí cũng nhờ đó mà có mức giá rất thấp so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường.

Như vậy, DN cần được tư vấn chi tiết để có được một phần mềm PHÙ HỢP với yêu cầu của mình là điều rất quan trọng. Nếu Anh/Chị đang cần tìm cho mình một giải pháp phần mềm đóng gói hay một phần mềm quản lý đặc thù theo yêu cầu của mình thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn một giải pháp tốt nhất và tiết kiệm nhất.

Mr. Nguyễn Xuân Điệp, CEO, SAS JSC
----------------------------------------------------

Các bài viết khác