Làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm kế toán hiệu quả nhất?

Khi chúng ta có nhu cầu một sản phẩm, dịch vụ thông thường có rất nhiều kênh để tiếp cận với nhà cung cấp loại sản phẩm đó. Tuy nhiên, với bất kỳ sản phẩm nào chúng ta dễ bị lạc vào mê cung của sự lựa chọn vì có quá nhiều nhà cung cấp. Phần mềm kế toán cũng vậy, để tìm được một phần mềm “phù hợp” với yêu cầu của DN nghe có vẻ rất dễ nhưng thực tế không phải như vậy. Do đâu?

Lý do từ yếu tố thị trường:
 
  • Có quá nhiều nhà cung cấp
Qua các kênh truyền thông hoặc Internet chúng ta có thể tiếp cận tới hàng trăm nhà cung cấp phần mềm kế toán trên thị trường, như vậy để lựa chọn được một nhà cung cấp uy tín không phải là câu chuyện dễ dàng. Một nhà cung cấp phần mềm cần đảm bảo các yêu cầu quan trọng như: Sản phẩm chất lượng, tiện ích; dịch vụ trước – trong – sau khi bán hàng chu đáo; có khả năng nâng cấp sản phẩm hoặc thiết kế riêng theo đặc thù của DN khi có nhu cầu; nhà cung cấp có uy tín cũng như năng lực thực hiện hợp đồng…
 
  • Có quá nhiều dòng sản phẩm phần mềm kế toán khác nhau
Thậm chí, khi chọn được một hoặc một số nhà cung cấp phần mềm chúng ta lại bị rối loạn trong hàng loạt các dòng sản phẩm phần mềm kế toán khác nhau mà nếu chúng ta không tỉnh táo rất dễ bị nhà cung cấp tư vấn dẫn dắt đến dòng phần mềm kế toán quá lớn hoặc quá nhỏ, hoặc chi phí cao hoặc không phù hợp với yêu cầu của mình gây rủi ro, lãng phí cho doanh nghiệp cũng như uy tín cá nhân của người đi tìm phần mềm.

Lý do từ yếu tố người mua:
 
  • Không xác định được chính xác nhu cầu của mình
Một số rủi ro có thể nằm ngay ở chính DN đi tìm phần mềm kế toán mà lý do này là trường hợp rất phổ biến khi chúng tôi đi tư vấn gặp phải. Người đi tìm mua phần mềm kế toán không nắm được chính xác bản thân mình hay bộ phận mình cần một phần mềm như thế nào là phù hợp. Không tìm hiểu các thông tin, yêu cầu của bộ phận, cá nhân liên quan sâu sắc đến công việc kế toán như yêu cầu của BGĐ, Kinh doanh, Sản xuất, Kho – Vật tư… nên khi đưa phần mềm vào lại vênh với các bộ phận khác hoặc không phục vụ, cung cấp thông tin gì cho các đối tượng đó. Như vậy, khả năng vẫn phải sử dụng thêm công cụ thủ công như excel là hiện hữu.
Đôi khi, ngoài yếu tố nghiệp vụ kể trên bản thân DN không để ý đến các yếu tố kỹ thuật khác để đặt hàng nhà cung cấp phần mềm như khả năng tích hợp bắn mã vạch, khả năng chạy Online, khả năng tích hợp bán lẻ, khả năng quản lý các đặc thù, các yêu cầu riêng có của DN mình…
 
  • Không xác định được mục đích sử dụng phần mềm kế toán của mình
Phần mềm kế toán cùng một lúc có thể được sử dụng ở nhiều mục đích khác nhau trong DN như: Kế toán thuế, Kế toán quản trị nội bộ hoặc Kế toán vay vốn ngân hàng, Kế toán để đấu thầu… mỗi mục đích, mỗi bộ số liệu sẽ có con số không giống nhau cũng như hệ thống hạch toán đầu vào, báo cáo đầu ra là khác nhau. Ví dụ Kế toán quản trị nội bộ thì cần con số dưới dạng thống kê, phân tích, nhiều chiều, số liệu kế toán “sống” còn kế toán thuế thì nặng tính chuẩn hóa theo thông tư, QĐ mới nhất của cơ quan nhà nước, số liệu kế toán “chết” … Nếu DN đi tìm phần mềm kế toán không phân biệt rõ ràng các mục đích sử dụng này thì rất dễ mua về cho mình một phần mềm không phù hợp giống như mua một cái áo không phù hợp với cơ thể người mặc vậy.
 
  • Không nhìn được xu hướng, tương lai phát triển của DN mình
Đây là một lý do thường thấy và là yếu tố gây lãng phí rất lớn. Nếu đơn thuần là một DN quy mô nhỏ, ổn định, yêu cầu quản trị thấp, hạch toán đơn giản thì có thể lựa chọn một giải pháp phần mềm vừa đủ tính năng với mức chi phí hợp lý.
Tuy nhiên, nếu DN của mình có yêu cầu quản lý cao, có đặc thù, mở rộng trong tương lai về ngành hàng, về đơn vị thành viên hoặc có tích hợp với các phần mềm, công cụ, thiết bị khác… thì rõ ràng cần một phần mềm quản trị cao hơn để có thể khai thác phù hợp với mô hình đó và như vậy lại có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí, rủi ro cho DN.
Thật khó để lựa chọn!
SAS – một gợi ý tuyệt vời cho vấn đề của bạn đang gặp phải
 
  1. Chúng tôi luôn tìm hiểu kĩ lưỡng nhu cầu của khách hàng là công việc đầu tiên và quan trọng số một
 Cán bộ tư vấn của SAS dành phần lớn thời gian để khảo sát, chia sẻ với DN về bài toán, nhu cầu, mong muốn, mục đích & xu hướng, tương lai của DN để có một phần mềm phù hợp cả về nghiệp vụ và kỹ thuật cũng như yếu tố chi phí ở mức tiết kiệm & hiệu quả nhất cho Doanh nghiệp. Đây là vấn đề cốt lõi để giải quyết bài toán lớn nhất khi DN đi mua phần mềm kế toán.
 
Qua đó, DN thấy rõ bức tranh về yêu cầu, hiểu rõ mình muốn một phần mềm kế toán như thế nào và mức đầu tư sao cho hiệu quả nhất 
 
  1.  Đa dạng hóa sản phẩm phù hợp với các nhu cầu khác nhau của DN.
 Đầy đủ phần mềm kế toán chuẩn theo QĐ của BTC, Phần mềm kế toán quản trị phục vụ nội bộ DN với nhiều tiện ích, Phần mềm thiết kế sẵn theo đặc thù riêng từng ngành nghề mà DN kinh doanh đảm bảo triển khai nhanh nhất, phù hợp nhất và tiết kiệm chi phí nhất cũng như giảm thiểu rủi ro cho DN.
 
Các phần mềm này đều có khả năng thiết kế, mở rộng hoặc nâng cấp trong tương lai khi DN có nhu cầu.
 
Phần mềm có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như: Hóa đơn điện tử, máy bắn mã vạch, máy chấm công, …Phần mềm được xây dựng với nhiều tính năng, tiện ích độc đáo, khai báo mở đáp ứng các yêu cầu khác nhau của DN. 
 
  1.  Uy tín trên thị trường 
Là đơn vị cung cấp phần mềm có thâm niên trên thị trường, được hàng ngàn DN đang sử dụng và đánh giá cao ở tất cả các khâu: Khảo sát – tư vấn, triển khai, chất lượng sản phẩm phần mềm và dịch vụ hậu mãi...
 
Các dòng sản phẩm được nhận những giải thưởng danh giá từ các cơ quan như Sao Khuê của Vinasa, Bằng khen của bộ TT-TT, Cúp CNTT…
 
Như vậy, bạn đã có cái nhìn rõ ràng, toàn cảnh hơn cũng như trang bị cho mình một số kiến thức cần thiết khi tìm cho mình một phần mềm kế toán cũng như một nhà cung cấp phù hợp và đạt hiệu quả sử dụng cao nhất.
 
SAS JSC

Các bài viết khác


Lên đầu trang