NGUYÊN TẮC VÀNG BAN GIÁM ĐỐC CẦN BIẾT ĐỂ KHÔNG BỊ ‘DẮT MŨI’ TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP THỜI ĐẠI SỐ

Ngày đăng: 07/08/2021
Lượt xem: 693

Phân loại nhầm chi phí, che dấu công nợ và chi phí, ghi nhận doanh thu không có thật, định giá sai tài sản, ghi nhận sai niên độ, không công bố thông tin đầy đủ…là những gian lận thường xuyên xảy ra ở doanh nghiệp, cản trở việc đưa ra quyết sách điều hành của ban giám đốc. Vậy chủ doanh nghiệp cần làm gì để tránh những gian lận này?

1. Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ đối với từng phòng ban

Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất.

Đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.

Xây dựng quy trình kiểm soát là việc cần thiết để tránh gian lận trong doanh nghiệp

Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.

Về phía ban giám đốc trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ban giám đốc cần thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không… nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.

2. Thường xuyên kiểm tra sổ sách, báo cáo số liệu của từng bộ phận trong doanh nghiệp

Thông thường khi nhắc đến việc kiểm tra sổ sách thì sẽ có bộ phận kế toán làm. Còn công việc của giám đốc thì sẽ thông qua việc xem báo cáo của bộ phận dưới gửi lên. Hoặc là giám đốc chỉ check mail để giải quyết các công việc của mình.

Tuy nhiên, theo như kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp của những người đi trước, giám đốc cũng nên xem sổ sách thường xuyên. Sổ sách của doanh nghiệp đều ghi lại những dữ liệu quan trọng nhất.

Mặc dù ban giám đốc có thể bận bịu nhiều việc, nhưng vẫn có thể chủ động sắp xếp lịch kiểm tra thường xuyên, liên tục các báo cáo tại một thời điểm. Điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp tránh tuyệt đối vấn đề xử lý lại dữ liệu từ kế toán, hay tình trạng ‘làm láo báo cáo hay’ ở các phòng ban khác trong công ty.

Ban giám đốc cần thường xuyên kiểm tra số sách, số liệu để nhanh chóng phát hiện vấn đề bất thường

Để tiến hành việc làm trên một cách có hiệu quả, ban giám đốc cần có những công cụ hỗ trợ đắc lực về công nghệ, máy móc cũng như con người.

3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp để dễ dàng kiểm soát từ gần đến xa

Để quản trị doanh nghiệp một cách tức thời ở bất cứ đâu, cũng như nhìn toàn cảnh bức tranh hoạt động, theo dõi được “sức khỏe” của doanh nghiệp. SIS Việt Nam đã thiết kế mô-đun này dành riêng cho lãnh đạo cấp trung, cấp cao của doanh nghiệp. Những con số “biết nói” này được thể hiện sinh động dưới dạng hình ảnh đồ thị, báo cáo trực quan.

Chỉ cần có tài khoản đăng nhập trên smartphone, máy tính bảng kết nối internet thao tác như lướt web, cán bộ quản lý có thể khai thác các thông tin 24/7 ở bất kỳ đầu như:

Biểu đồ Doanh thu – Chi phí lựa chọn thời gian theo kỳ
Chỉ số quan trọng dành cho quản trị
- - Quỹ tiền mặt
  - Tiền gửi ngân hàng
  - Công nợ dự kiến thu trong kỳ
  - Công nợ đã thu trong kỳ
  - Công nợ phải thu trong kỳ
  - Công nợ phải thu quá hạn
  - Công nợ đã thanh toán trong kỳ
  - Công nợ phải trả trong kỳ
  - Công nợ phải trả quá hạn
  - Doanh thu trong kỳ
  - Chi phí trong kỳ
Báo cáo dòng tiền
Báo cáo chỉ số SX-KD
Báo cáo bán hàng
Báo cáo NXT
Công nợ phải thu khách hàng
Công nợ phải trả nhà cung cấp
Báo cáo Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận