Cách hạch toán chi phí không có hóa đơn theo quy định mới nhất

Ngày đăng: 11/09/2026
Lượt xem: 13

Chi phí không có hóa đơn không phải trường hợp nào cũng bị loại khỏi sổ kế toán, nhưng cũng không mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản chi, đối tượng giao dịch, trường hợp pháp luật cho phép không có hóa đơn và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định trước khi hạch toán.

Từ năm 2026, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần đối chiếu các quy định mới tại Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Lưu ý: “Được hạch toán kế toán” và “được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN” là hai vấn đề khác nhau.

Chi phí không có hóa đơn có được hạch toán không?

Có thể được ghi nhận kế toán tùy theo bản chất và hồ sơ của khoản chi. Việc không có hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp không được ghi nhận khoản chi trên sổ kế toán. Tuy nhiên, khi xác định chi phí được trừ để tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện riêng của pháp luật thuế.

Có thể phân biệt như sau:

Nội dung	Hạch toán kế toán	Tính chi phí được trừ
Mục đích	Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Xác định thu nhập chịu thuế
Căn cứ	Chứng từ và hồ sơ kế toán	Điều kiện về chi phí, hóa đơn, chứng từ theo pháp luật thuế
Không có hóa đơn	Xem xét theo từng nghiệp vụ	Không mặc nhiên được trừ
Kết quả	Có thể ghi nhận nếu đủ căn cứ kế toán	Chỉ được trừ khi đáp ứng điều kiện thuế

Theo quy định hiện hành, khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện về thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định; và đáp ứng yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc ngưỡng quy định.

Do đó, doanh nghiệp không nên áp dụng cách hiểu đơn giản rằng “không có hóa đơn thì không được hạch toán” hoặc ngược lại “đã hạch toán thì chắc chắn được tính chi phí thuế”.

Những trường hợp chi phí không có hóa đơn có thể được tính vào chi phí được trừ

Một số khoản chi không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu thuộc trường hợp đặc thù và doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ theo quy định. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi xử lý chi phí đầu vào.

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, một trong các trường hợp được quy định hồ sơ riêng là khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc nhóm đặc thù, trong đó có trường hợp mua từ cá nhân, hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện theo quy định. Hồ sơ có thể bao gồm chứng từ chi trả tiền, chứng từ thanh toán và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn – Mẫu số 02/TNDN.

Có thể khái quát:

Trường hợp	Khả năng được tính chi phí được trừ	Điều cần kiểm tra
Thuộc trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép không có hóa đơn	Có thể	Đúng đối tượng, đúng điều kiện, đủ hồ sơ
Mua hàng hóa/dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh thuộc trường hợp quy định	Có thể	Hồ sơ theo quy định và chứng từ thanh toán
Khoản chi có chứng từ/hồ sơ thay thế theo quy định	Có thể	Loại chứng từ và điều kiện áp dụng
Có chi thực tế nhưng không đủ hồ sơ	Có rủi ro bị loại	Tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ
Khoản chi không liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh	Không	Mục đích sử dụng khoản chi
Không thuộc trường hợp được phép không có hóa đơn	Không mặc nhiên được trừ	Cần bổ sung hóa đơn/chứng từ hợp lệ

Đặc biệt, không phải cứ lập bảng kê là khoản chi đương nhiên được chấp nhận. Mẫu 02/TNDN chỉ áp dụng cho các trường hợp thuộc phạm vi quy định và phải được lập với đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Mẫu này được ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Cách hạch toán chi phí không có hóa đơn theo từng trường hợp

Không có một tài khoản hạch toán chung cho mọi khoản chi không có hóa đơn. Doanh nghiệp phải căn cứ vào bản chất khoản chi để xác định tài khoản và thời điểm ghi nhận phù hợp theo chế độ kế toán hiện hành. Thông tư 99/2025/TT-BTC đã cập nhật chế độ kế toán doanh nghiệp và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng một số văn bản liên quan.

Có thể xử lý theo các tình huống sau:

Trường hợp 1: Khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp được phép không có hóa đơn

Trước khi hạch toán, kế toán cần kiểm tra:

Khoản chi có thực tế phát sinh không?
Người bán có thuộc trường hợp được áp dụng hồ sơ không có hóa đơn không?
Hồ sơ mua hàng đã đầy đủ chưa?
Khoản chi có phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh không?
Điều kiện thanh toán có đáp ứng quy định không?

Sau khi xác định đủ điều kiện, kế toán ghi nhận khoản chi theo đúng bản chất của hàng hóa, dịch vụ hoặc chi phí phát sinh, thay vì sử dụng một định khoản chung cho mọi trường hợp.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì khoản chi được ghi nhận theo bản chất nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và quá trình sử dụng thực tế. Nếu là chi phí phục vụ bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp thì xác định theo bộ phận và mục đích sử dụng tương ứng.

Trường hợp 2: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh

Đây là trường hợp thường gặp khi doanh nghiệp mua hàng từ người bán không thuộc trường hợp xuất hóa đơn.

Từ năm 2026, hồ sơ đối với một số trường hợp đặc thù được quy định tại khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Với trường hợp thuộc phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần lập Mẫu số 02/TNDN – Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, đồng thời lưu các chứng từ liên quan theo quy định.

Mẫu 02/TNDN yêu cầu các thông tin như ngày mua, thông tin người bán, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá thanh toán. Bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Trường hợp 3: Khoản chi không đủ hồ sơ, chứng từ

Nếu khoản chi thực tế phát sinh nhưng không có hóa đơn và cũng không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép sử dụng hồ sơ thay thế, doanh nghiệp cần phân biệt việc ghi nhận kế toán với việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế.

Nói cách khác:

Có thể phát sinh khoản chi trên thực tế không có nghĩa khoản chi đó đương nhiên được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện theo quy định.

Chi phí không có hóa đơn cần những hồ sơ, chứng từ gì?

Hồ sơ cần có phụ thuộc vào từng loại khoản chi và trường hợp pháp luật áp dụng. Doanh nghiệp không nên sử dụng một bộ chứng từ cố định cho mọi khoản chi không có hóa đơn.

Một bộ hồ sơ có thể bao gồm:

Hồ sơ/chứng từ	Mục đích
Hợp đồng/thỏa thuận	Chứng minh giao dịch
Bảng kê theo quy định	Làm căn cứ đối với trường hợp được phép
Biên bản giao nhận/nghiệm thu	Chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế phát sinh
Phiếu nhập kho	Chứng minh việc tiếp nhận hàng hóa
Chứng từ chi trả	Chứng minh khoản tiền đã thanh toán
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt	Đáp ứng điều kiện thanh toán khi thuộc trường hợp phải áp dụng
Hồ sơ liên quan khác	Tùy từng loại khoản chi

Đối với trường hợp thuộc phạm vi sử dụng Mẫu 02/TNDN, doanh nghiệp cần lập bảng kê theo đúng mẫu và lưu cùng các chứng từ liên quan. Mẫu 02/TNDN hiện được ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Lưu ý về khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

Theo quy định hiện hành, đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần được kiểm tra. Trường hợp đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán, quy định cũng có cơ chế xử lý riêng; khi thanh toán, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm phần chi phí liên quan theo quy định.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ kiểm tra “có hóa đơn hay không”, mà cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ và phương thức thanh toán.

Chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có thể, nhưng không mặc nhiên. Khoản chi phải đáp ứng điều kiện theo pháp luật thuế và có hồ sơ, chứng từ phù hợp với trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra theo 5 câu hỏi:

Nội dung kiểm tra	Câu hỏi cần trả lời
Thực tế phát sinh	Khoản chi có thực sự phát sinh không?
Liên quan SXKD	Khoản chi có phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh không?
Đối tượng giao dịch	Người bán/cung cấp là cá nhân, hộ kinh doanh hay tổ chức?
Hóa đơn/chứng từ	Có thuộc trường hợp đặc thù được phép không có hóa đơn không?
Thanh toán	Phương thức thanh toán có đáp ứng điều kiện hiện hành không?

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nguyên tắc chung là khoản chi được trừ phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ; đối với trường hợp thuộc ngưỡng quy định còn phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Trong đó, Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định cụ thể hồ sơ cho một số khoản chi đặc thù. Vì vậy, khi gặp khoản chi không có hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp pháp lý trước khi kết luận được trừ hay không.

Điểm cần nhớ: Được hạch toán kế toán ≠ mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Những lưu ý khi hạch toán chi phí không có hóa đơn

Để hạn chế rủi ro khi kiểm tra, quyết toán thuế, kế toán nên thực hiện theo checklist sau:

Xác định đúng bản chất khoản chi: mua hàng, thuê tài sản, dịch vụ, chi phí bán hàng hay chi phí quản lý.
Kiểm tra đối tượng giao dịch: cá nhân, hộ kinh doanh hay tổ chức.
Xác định có thuộc trường hợp được phép không có hóa đơn không.
Chuẩn bị đúng hồ sơ: hợp đồng, bảng kê, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.
Kiểm tra phương thức thanh toán, đặc biệt với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng/lần trở lên.
Hạch toán theo bản chất nghiệp vụ, không dùng một tài khoản chung cho mọi khoản chi.
Đánh giá riêng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN.

Có thể kiểm tra nhanh theo quy trình:

Khoản chi phát sinh
↓
Kiểm tra hóa đơn
↓
Không có hóa đơn → Kiểm tra trường hợp được phép
↓
Hoàn thiện hồ sơ/chứng từ
↓
Hạch toán theo bản chất nghiệp vụ
↓
Kiểm tra điều kiện chi phí được trừ
↓
Lưu hồ sơ phục vụ kiểm tra, quyết toán

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Chi phí không có hóa đơn có được hạch toán không?

Có thể, tùy vào bản chất nghiệp vụ và căn cứ chứng từ kế toán. Tuy nhiên, việc được ghi nhận kế toán không đồng nghĩa khoản chi chắc chắn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ không?

Có thể nếu khoản chi thuộc trường hợp pháp luật cho phép và doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện, hồ sơ, chứng từ theo quy định. Không phải mọi khoản chi không có hóa đơn đều được chấp nhận.

Chi phí không có hóa đơn cần chứng từ gì?

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm hợp đồng, bảng kê, biên bản giao nhận/nghiệm thu, phiếu nhập kho, chứng từ chi trả và chứng từ thanh toán. Với trường hợp đặc thù được quy định, doanh nghiệp có thể phải lập Mẫu 02/TNDN.

Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn hạch toán thế nào?

Trước hết cần xác định cá nhân đó có thuộc trường hợp được áp dụng hồ sơ không có hóa đơn hay không. Nếu thuộc trường hợp quy định, doanh nghiệp lập hồ sơ theo quy định, trong đó có thể bao gồm Mẫu 02/TNDN và chứng từ thanh toán, sau đó hạch toán theo bản chất của hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào.

Chi phí không có hóa đơn có được khấu trừ thuế GTGT không?

Không nên đồng nhất chi phí được trừ khi tính thuế TNDN với điều kiện khấu trừ thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào phải đáp ứng các điều kiện khấu trừ riêng theo pháp luật thuế GTGT. Vì vậy, một khoản chi có thể được xem xét về thuế TNDN nhưng không đồng nghĩa doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Chi phí không có hóa đơn cần được xử lý theo từng trường hợp cụ thể, không nên áp dụng một quy tắc chung. Trước khi hạch toán, doanh nghiệp cần xác định khoản chi có thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và thuộc trường hợp được pháp luật cho phép hay không.

Quan trọng nhất, kế toán cần tách biệt hai bước: ghi nhận nghiệp vụ trên sổ kế toán và xác định khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.