Nên chọn phần mềm kế toán trong nước hay quốc tế?

 

Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu tại Việt Nam thường nên ưu tiên phần mềm kế toán có mức độ bản địa hóa cao, đáp ứng tốt nghiệp vụ kế toán, thuế và hóa đơn điện tử trong nước. Phần mềm quốc tế phù hợp hơn với doanh nghiệp có hoạt động đa quốc gia, cần đa tiền tệ, đa ngôn ngữ hoặc kết nối với hệ thống quản trị xuyên quốc gia. Tuy nhiên, quyết định cuối cùng cần dựa trên nhu cầu thực tế và tổng chi phí vận hành.

Phần mềm kế toán trong nước và quốc tế khác nhau thế nào?

Phần mềm kế toán trong nước và quốc tế đều có thể hỗ trợ ghi nhận, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính. Điểm khác biệt chính nằm ở thị trường mục tiêu, mức độ bản địa hóa, khả năng mở rộng và hệ sinh thái tích hợp.

• Phần mềm kế toán trong nước thường được phát triển xoay quanh nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, các nghiệp vụ kế toán, thuế, chứng từ, báo cáo và quy trình liên quan đến hoạt động tại Việt Nam thường là trọng tâm của sản phẩm.

• Phần mềm kế toán quốc tế được thiết kế để phục vụ doanh nghiệp tại nhiều thị trường. Tùy từng sản phẩm, hệ thống có thể hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, tiền tệ, quốc gia, đơn vị thành viên và mô hình quản trị khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt Nam vẫn cần kiểm tra cụ thể mức độ đáp ứng các nghiệp vụ trong nước.

Do đó, không nên hiểu đơn giản rằng phần mềm trong nước luôn phù hợp hơn hoặc phần mềm quốc tế luôn chuyên nghiệp hơn. Một giải pháp chỉ thực sự phù hợp khi đáp ứng được quy trình mà doanh nghiệp đang vận hành.

So sánh phần mềm kế toán trong nước và quốc tế

Tiêu chí	Phần mềm trong nước	Phần mềm quốc tế
Thị trường mục tiêu	Tập trung vào Việt Nam	Nhiều quốc gia
Kế toán Việt Nam	Thường được ưu tiên ngay từ thiết kế	Phụ thuộc mức độ bản địa hóa
Thuế Việt Nam	Thường thuận lợi khi triển khai	Cần kiểm tra khả năng đáp ứng
Hóa đơn điện tử	Thường chú trọng tích hợp với hệ thống trong nước	Cần kiểm tra khả năng tích hợp
Ngôn ngữ	Chủ yếu tiếng Việt	Thường hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
Đa tiền tệ	Tùy sản phẩm	Thường được chú trọng hơn
Đa quốc gia	Tùy sản phẩm	Thường có lợi thế hơn
Hỗ trợ triển khai	Thuận tiện làm việc với đội ngũ trong nước	Có thể thông qua hãng hoặc đối tác
Tùy chỉnh	Phụ thuộc nhà cung cấp	Phụ thuộc nền tảng và mô hình triển khai
Chi phí thực tế	Phụ thuộc quy mô và nhu cầu	Có thể phát sinh thêm chi phí bản địa hóa, tích hợp

Doanh nghiệp Việt Nam cần kiểm tra gì khi chọn phần mềm quốc tế?

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc một phần mềm quốc tế, tiêu chí quan trọng nhất không phải là thương hiệu hay quy mô nhà cung cấp mà là mức độ đáp ứng thực tế tại Việt Nam.

 

Khả năng bản địa hóa kế toán

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra phần mềm có hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán đang sử dụng hay không.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Hệ thống tài khoản kế toán.

• Phương pháp hạch toán.

• Chứng từ và sổ sách.

• Công nợ phải thu, phải trả.

• Quản lý tài sản và khấu hao.

• Phân bổ chi phí.

• Tập hợp chi phí, giá thành nếu có sản xuất.

• Báo cáo kế toán.

• Các nghiệp vụ đặc thù của ngành.

Không nên chỉ dựa vào câu trả lời “có hỗ trợ Việt Nam”. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp demo trực tiếp các nghiệp vụ đang phát sinh.

Ví dụ, thay vì hỏi:

“Phần mềm có quản lý công nợ không?”

nên yêu cầu thực hiện thử một quy trình cụ thể:

Mua hàng → nhập kho → ghi nhận công nợ → thanh toán → đối chiếu → báo cáo công nợ.

Cách kiểm tra này cho biết phần mềm có thực sự phù hợp với quy trình vận hành hay chỉ đáp ứng từng chức năng riêng lẻ.

Khả năng xử lý thuế và hóa đơn điện tử

Với doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, đây là nhóm tiêu chí cần kiểm tra kỹ.

Doanh nghiệp nên xác định:

• Phần mềm hỗ trợ những nghiệp vụ thuế nào?

• Dữ liệu thuế có được lấy trực tiếp từ nghiệp vụ kế toán không?

• Có hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử không?

• Có thể kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng không?

• Dữ liệu hóa đơn có đồng bộ với kế toán không?

• Có phải nhập lại dữ liệu thủ công không?

• Các báo cáo cần thiết có được hệ thống hỗ trợ không?

Mục tiêu không chỉ là “phần mềm có tính năng thuế”, mà là giảm việc xử lý dữ liệu thủ công giữa các hệ thống.

Khả năng đáp ứng nghiệp vụ thực tế

Doanh nghiệp nên đưa chính quy trình của mình vào buổi demo.

Ví dụ với doanh nghiệp thương mại:

Mua hàng → nhập kho → công nợ phải trả → thanh toán → bán hàng → xuất kho → công nợ phải thu → thu tiền → báo cáo.

Với doanh nghiệp sản xuất, cần kiểm tra thêm:

Mua nguyên vật liệu → nhập kho → xuất nguyên vật liệu → sản xuất → tập hợp chi phí → tính giá thành → nhập thành phẩm → bán hàng.

Nếu phần mềm chỉ đáp ứng tốt phần kế toán nhưng dữ liệu bán hàng, mua hàng, kho hoặc sản xuất phải xử lý riêng rồi nhập lại, doanh nghiệp cần tính thêm chi phí vận hành và đối chiếu.

Đội ngũ triển khai và hỗ trợ

Một phần mềm có nhiều tính năng nhưng thiếu đội ngũ hỗ trợ phù hợp vẫn có thể khiến quá trình triển khai kéo dài.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ:

• Ai trực tiếp triển khai hệ thống?

• Nhà cung cấp hay đối tác triển khai?

• Có đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam không?

• Hỗ trợ bằng tiếng Việt không?

• Thời gian phản hồi khi phát sinh vấn đề?

• Có đào tạo người dùng không?

• Có hỗ trợ sau khi go-live không?

• Khi thay đổi quy trình hoặc mở rộng hệ thống thì chi phí như thế nào?

Đặc biệt với doanh nghiệp SME, khả năng tiếp cận đội ngũ hỗ trợ đôi khi quan trọng không kém số lượng tính năng của phần mềm.

Nên chọn phần mềm kế toán trong nước hay quốc tế theo nhu cầu doanh nghiệp?

Thay vì tìm một đáp án chung, doanh nghiệp nên xác định mình thuộc trường hợp nào.

Khi nào nên chọn phần mềm kế toán trong nước?

Phần mềm trong nước thường là lựa chọn đáng ưu tiên nếu doanh nghiệp có những đặc điểm sau:

• Hoạt động chủ yếu tại Việt Nam: Phần lớn doanh thu, chi phí, khách hàng, nhà cung cấp và nhân sự đều ở Việt Nam. Khi đó, các nghiệp vụ kế toán – thuế trong nước thường có vai trò quan trọng hơn các tính năng quản trị xuyên quốc gia.

• Cần xử lý kế toán và thuế Việt Nam: Doanh nghiệp có nhu cầu thường xuyên về hóa đơn, thuế, công nợ, tài sản, chi phí và báo cáo theo quy trình tại Việt Nam có thể ưu tiên giải pháp được xây dựng cho thị trường trong nước.

• Muốn giảm nhu cầu bản địa hóa: Nếu quy trình kế toán tương đối phổ biến, sử dụng phần mềm được thiết kế sẵn cho Việt Nam có thể giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu cấu hình hoặc phát triển thêm.

• Cần hỗ trợ bằng tiếng Việt: Đây là lợi thế đáng cân nhắc với SME chưa có đội ngũ IT chuyên trách hoặc không có nhân sự am hiểu sâu về việc triển khai hệ thống quốc tế.

• Không có nhu cầu quản trị nhiều quốc gia: Nếu doanh nghiệp chỉ hoạt động tại Việt Nam, các tính năng như đa ngôn ngữ, đa tiền tệ hoặc quản trị nhiều quốc gia có thể không phải yếu tố quyết định.

Khi nào nên chọn phần mềm kế toán quốc tế?

Phần mềm quốc tế có thể phù hợp hơn nếu doanh nghiệp có yêu cầu quản trị vượt ra ngoài phạm vi Việt Nam.

• Có công ty hoặc chi nhánh ở nhiều quốc gia: Khi dữ liệu cần được quản lý trên nhiều thị trường, doanh nghiệp có thể cần một nền tảng hỗ trợ nhiều đơn vị và cấu trúc tổ chức.

• Phát sinh nhiều giao dịch ngoại tệ: Doanh nghiệp thường xuyên giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ cần quan tâm đến khả năng quản lý ngoại tệ, tỷ giá và báo cáo theo từng đơn vị tiền tệ.

• Có nhu cầu đa ngôn ngữ: Nếu hệ thống được sử dụng bởi nhân sự tại nhiều quốc gia, khả năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ có thể giúp thống nhất cách sử dụng.

• Công ty mẹ hoặc hệ thống quản trị ở nước ngoài: Trong trường hợp công ty con tại Việt Nam phải đồng bộ dữ liệu với hệ thống của tập đoàn, khả năng tích hợp có thể quan trọng hơn việc phần mềm thuộc nhóm trong nước hay quốc tế.

• Đang sử dụng hệ sinh thái quản trị quốc tế: Nếu doanh nghiệp đã có nhiều hệ thống khác nhau và cần kết nối dữ liệu giữa kế toán, CRM, nhân sự, bán hàng hoặc các nền tảng quản trị khác, khả năng tích hợp API và kiến trúc hệ thống cần được đánh giá ngay từ đầu.

Doanh nghiệp vừa có yêu cầu Việt Nam vừa có yêu cầu quốc tế

Đây là trường hợp không nên quyết định dựa trên xuất xứ phần mềm.

Ví dụ, doanh nghiệp có công ty mẹ ở nước ngoài nhưng đơn vị tại Việt Nam vẫn phải xử lý toàn bộ nghiệp vụ kế toán, thuế và hóa đơn trong nước.

Khi đó, cần đánh giá đồng thời:

• Yêu cầu của công ty mẹ.

• Yêu cầu kế toán tại Việt Nam.

• Cấu trúc dữ liệu.

• Chuẩn báo cáo.

• Khả năng tích hợp.

• Khả năng đồng bộ dữ liệu.

• Chi phí bản địa hóa.

• Khả năng mở rộng trong tương lai.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống đáp ứng cả hai nhóm yêu cầu hoặc xây dựng mô hình kết hợp giữa các hệ thống. Phương án nào phù hợp phụ thuộc vào kiến trúc công nghệ và quy mô doanh nghiệp.

Đừng chỉ so sánh giá phần mềm

Chi phí là yếu tố quan trọng nhưng giá bản quyền không phải tổng chi phí mà doanh nghiệp phải trả.

Nên tính TCO – Total Cost of Ownership, bao gồm toàn bộ chi phí để triển khai và vận hành hệ thống.

Khoản chi phí	Phần mềm trong nước	Phần mềm quốc tế
Bản quyền/thuê bao	Có	Có
Triển khai	Có	Có
Đào tạo	Có	Có
Tích hợp	Tùy nhu cầu	Tùy nhu cầu
Bản địa hóa Việt Nam	Thường ít phát sinh hơn	Có thể phát sinh
Tích hợp hệ thống trong nước	Tùy giải pháp	Cần kiểm tra
Tùy chỉnh báo cáo	Tùy sản phẩm	Tùy sản phẩm
Đối tác triển khai	Tùy sản phẩm	Có thể cần
Mở rộng hệ thống	Tùy sản phẩm	Tùy sản phẩm
Hỗ trợ sau triển khai	Tùy nhà cung cấp	Tùy nhà cung cấp

Vì vậy, một phần mềm có giá ban đầu thấp hơn chưa chắc có tổng chi phí thấp hơn.

Ví dụ, nếu phần mềm quốc tế cần thêm chi phí bản địa hóa, kết nối hệ thống trong nước, tùy chỉnh báo cáo và thuê đơn vị triển khai, TCO thực tế có thể cao hơn đáng kể so với giá license ban đầu.

Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên đề nghị nhà cung cấp tách rõ:

Bản quyền/thuê bao + triển khai + đào tạo + tích hợp + tùy chỉnh + hỗ trợ + mở rộng.

SIS Accounting Online phù hợp với doanh nghiệp nào?

Với doanh nghiệp hoạt động chủ yếu tại Việt Nam nhưng muốn quản lý kế toán gắn với các nghiệp vụ kinh doanh trên cùng nền tảng, SIS Accounting Online có thể là một phương án để đưa vào danh sách khảo sát.

 

SIS Việt Nam phát triển các giải pháp phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp; hệ thống SIS Accounting Online tập trung vào các nghiệp vụ kế toán và có khả năng liên kết với các hoạt động quản lý khác của doanh nghiệp. 

Các nhóm nghiệp vụ được giới thiệu gồm:

• Kế toán tổng hợp.

• Vốn bằng tiền.

• Bán hàng.

• Mua hàng.

• Quản lý tồn kho.

• Tài sản.

• Chi phí – giá thành.

• Báo cáo thuế.

Theo hồ sơ năng lực, SIS còn phát triển hệ thống ERP với khả năng liên kết dữ liệu giữa các phân hệ như bán hàng, mua hàng, sản xuất, tài chính – kế toán, kho, nhân sự – tiền lương và quản lý khách hàng. 

Do đó, SIS Accounting Online có thể được đưa vào danh sách đánh giá nếu doanh nghiệp:

• Đang quản lý kế toán bằng nhiều file hoặc công cụ riêng lẻ.

• Đã có nhân sự kế toán nhưng cần hệ thống hỗ trợ vận hành.

• Muốn tập trung dữ liệu kế toán, bán hàng, mua hàng và kho.

• Cần theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí và dữ liệu tài chính.

• Muốn làm việc trên nền tảng web.

• Có định hướng mở rộng từ nhu cầu kế toán sang quản trị doanh nghiệp.

Không có đáp án tuyệt đối rằng phần mềm kế toán trong nước tốt hơn hay phần mềm quốc tế tốt hơn. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào thị trường hoạt động, nghiệp vụ kế toán, yêu cầu quản trị và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Có thể xác định nhanh:

• Doanh nghiệp chủ yếu hoạt động tại Việt Nam: ưu tiên mức độ bản địa hóa kế toán – thuế.

• Doanh nghiệp có hoạt động đa quốc gia: ưu tiên đa tiền tệ, đa ngôn ngữ và quản trị nhiều đơn vị.

• Doanh nghiệp vừa hoạt động tại Việt Nam vừa thuộc hệ thống quốc tế: ưu tiên khả năng tích hợp và đồng bộ dữ liệu.

• Doanh nghiệp SME: cần đặc biệt quan tâm đến TCO, khả năng triển khai và hỗ trợ sau khi đưa hệ thống vào vận hành.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “nên chọn phần mềm kế toán trong nước hay quốc tế?”, doanh nghiệp nên đặt câu hỏi:

Giải pháp nào đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hiện tại, phù hợp với quy định và quy trình đang vận hành, có chi phí sở hữu hợp lý và vẫn có khả năng mở rộng trong tương lai?

Đây mới là cơ sở để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, thay vì quyết định chỉ dựa trên xuất xứ hoặc thương hiệu.