Những lưu ý để triển khai ERP thành công

Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp triển khai phần mềm đều thành công, không phải mọi lợi ích của phần mềm mang lại đều phù hợp với nhu cầu ban đầu của nhà đầu tư. Vậy để sử dụng ERP thành công thì phải lưu ý điều gì? Bài viết này sẽ đưa ra một số gợi ý nhằm tránh những vấn đề sai lầm trong đầu tư, triển khai phần mềm tại các doanh nghiệp.

1. Lập kế hoạch chi tiết

Tuy ERP đã được tích hợp quy trình thực hiện công việc quản lý đầy đủ và hiệu quả, song để sự việc được thành công thì mọi người không nên chủ quan mà không lập kế hoạch trước chi tiết. Việc lên kế hoạch ngoài để có lộ trình sử dụng và làm việc ổn định, hiệu quả, còn giúp mọi người nhìn trước được khó khăn và rủi ro để phòng tránh. Nhiều người khi chủ quan, cứ sử dụng ERP luôn mà không có sự chuẩn bị từ trước dễ rơi vào bế tắc hoặc cảm thấy có những lỗ hổng mà không thể giải quyết ngay, dẫn tới những vô lý trong hoạt động ở công ty.

2. Mọi cấp tham gia quy trình đầy đủ

Việc triển khai ERP không nên dừng lại ở bất kỳ bộ phận nào mà phải có sự liên minh của toàn thể công ty, đặc biệt từ cấp lãnh đạo cho đến cấp thấp nhất. Mọi người đều phải đồng tâm thực hiện, cấp lãnh đạo chỉ huy, cấp dưới thực hiện. Không để tình trạng tuy sử dụng giải pháp ERP rồi nhưng ai cũng giữ cách làm việc của mình, bàng quang với mọi thứ xung quanh thì thất bại có thể xảy ra. Hơn nữa, cấp trên và cấp dưới đồng lòng sẽ hạn chế xung đột xảy ra, khiến cho công việc được thực hiện trơn tru.

3. Lựa chọn giải pháp và nhà cung cấp chưa phù hợp

Tâm lý sính ngoại của người Việt không chỉ thể hiện rõ trên việc lựa chọn các mặt hàng tiêu dùng mà ngay cả việc lựa chọn đầu tư hệ thống phần mềm cũng như vậy. Yếu tố về chất lượng phần mềm và kinh nghiệm triển khai dày dặn của các nhà cung cấp nước ngoài là điều không phải bàn cãi nhưng nhà đầu tư nên lưu ý yếu tố chi phí đầu tư cao ban đầu cũng như chi phí duy trì sử dụng phần mềm ở các giai đoạn sau này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ và chấp nhận việc tuân thủ quy trình chặt chẽ, khắt khe của hệ thống và thiếu tính cập nhật phù hợp với một số thay đổi thường xuyên của các cơ quan quản lý Việt Nam (như Bộ lao động thương binh xã hội, Cơ quan thuế hay Bộ Tài Chính).

Quan điểm chỉ xem việc triển khai phần mềm là vấn đề của công nghệ cũng chưa đầy đủ, thể hiện sự nhìn nhận chưa đúng tầm quan trọng của vấn đề này. Ngoài mang yếu tố công nghệ, đảm bảo tính linh hoạt, tùy biến, xử lý khối lượng dữ liệu lớn, bảo mật… đây còn là cả một cuộc cách mạng về chuẩn hóa quy trình, phân quyền – phân nhiệm, thay đổi thói quen vận hành, rút gọn, tinh giảm và tối ưu hóa nguồn dữ liệu thông tin nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý, vận hành kinh doanh sản xuất. 

Lựa chọn nhà cung cấp có giải pháp phần mềm ứng dụng nền tảng công nghệ phù hợp. Tôi muốn nhấn mạnh tính phù hợp của công nghệ chứ không hẳn là công nghệ mới nhất. Xu hướng người dùng hiện nay đa số là đòi hỏi ứng dụng web, công nghệ đám mây hay ứng dụng trên điện thoại. Tuy nhiên, lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với phần hành mình cần quản lý, loại hình doanh nghiệp và việc phân tách ứng dụng cho người dùng cuối và người quản lý là việc vô cùng quan trọng. Nhu cầu của Doanh nghiệp cần trang bị quản lý đa phòng ban, từ khâu kinh doanh, mua hàng, tài chính và sản xuất lại muốn xây dựng trên WEB thì cần cân nhắc yếu tố phù hợp về vấn đề xử lý khối lượng dữ liệu lớn, đảm bảo tốc độ, bảo mật và tính linh hoạt kịp thời trong chỉnh sửa hệ thống.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm dựa trên kinh nghiệm, năng lực triển khai căn cứ quá trình họ hoạt động, phản hồi của khách hàng về giải pháp và dịch vụ. Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên thời gian họ hoạt động, tôn chỉ kinh doanh và cũng cần quan tâm đến yếu tố văn hóa doanh nghiệp. Một đơn vị cung cấp dịch vụ họ hẳn chú trọng yếu tố nguồn nhân lực, tạo môi trường lành mạnh, sôi nổi cho nhân viên bởi họ hiểu tinh thần nhân viên gắn bó với công ty là động lực tận tâm công việc, phục vụ hết mình cho khách hàng. Lựa chọn này không chỉ là chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ mà còn là chọn lựa người bạn đồng hành đáng tin cậy, nhà tư vấn chuyên nghiệp, tận lực. Tuy nhiên, không ít các nhà đầu tư lại chỉ chú trọng vào chi phí mà quên mất yếu tố tin cậy – lâu dài.

Trên đây là những lưu ý  về những điều cần tránh khi triển khai một dự án ERP. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với S.I.S để được tư vấn và cung cấp giải pháp ERP phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiêp bạn.