Phân biệt xóa hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử

Bài viết này ban đầu trích dẫn Thông tư 39/2014/TT-BTC — quy định về hóa đơn giấy trước đây. Từ ngày 01/7/2022, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nội dung dưới đây cập nhật lại theo đúng quy định đang áp dụng.

Xóa và hủy hóa đơn điện tử vẫn là hai khái niệm dễ nhầm lẫn, nhưng theo quy định hiện hành, phần lớn trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót không còn xử lý bằng cách "xóa" như hóa đơn giấy trước đây, mà xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Khi nào thực sự cần "hủy" hóa đơn?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, "hủy hóa đơn" hiện chủ yếu áp dụng cho các trường hợp: hóa đơn giấy đặt in còn tồn chưa sử dụng hết khi doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử; hóa đơn điện tử đã lập mã nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót, cần hủy để lập lại hóa đơn mới thay thế; hoặc hóa đơn không tiếp tục sử dụng khi doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại hình.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã gửi/kê khai thuế

Đây là trường hợp phổ biến nhất và có sự khác biệt lớn nhất so với quy định cũ. Khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua hoặc đã kê khai thuế mà phát hiện sai sót (sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế; sai mã số thuế; sai tiền thuế, đơn giá, thành tiền...), doanh nghiệp không "xóa" hóa đơn cũ mà xử lý theo một trong hai cách:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn nào (số, ký hiệu, ngày lập), nội dung điều chỉnh tăng/giảm.
• Lập hóa đơn thay thế: ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày..." và phải có sự thỏa thuận, xác nhận sai sót giữa bên bán và bên mua.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu hóa đơn sai sót thuộc loại có mã hoặc đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Vì sao không nên tự ý "xóa" hóa đơn điện tử theo thói quen cũ

Với hóa đơn giấy trước đây, gạch chéo và lưu giữ liên hóa đơn viết sai là đủ. Với hóa đơn điện tử, dữ liệu đã được cấp mã hoặc truyền lên hệ thống cơ quan thuế thì không thể tự ý xóa bỏ như xé một tờ giấy — mọi sai sót đều phải được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm thông báo đúng mẫu, để đảm bảo dữ liệu đối chiếu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế luôn khớp nhau.

Nếu Doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tư vấn, hỗ trợ phần mềm kế toán kết nối hai chiều với hóa đơn điện tử theo đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hãy liên hệ với chúng tôi theo các phương thức:

• Fanpage: www.facebook.com/PhanmemketoanSISVN
• Zalo: zalo.me/1342865692358366846
• Hotline: 0912 929 785
• Email: phanmem@sis.vn