Cấu trúc chi phí của một phần mềm

Ngày đăng: 11/10/2020
Lượt xem: 826

Hiện nay khách hàng có nhiều sự lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp với quy mô, mục đích sử dụng của mình: Phần mềm đóng gói, phần mềm viết theo yêu cầu, phần mềm miễn phí bản quyền, phần mềm ERP...

Với mỗi nhà cung cấp hoặc mỗi loại phần mềm sẽ có “cấu trúc chi phí” sử dụng khác nhau. NCC thì chọn phương án chi phí trọn gói (gộp tất cả để báo giá cho KH), NCC thì bóc tách chi phí ra làm các yếu tố chi phí khac nhau để chào giá và triển khai cho khách hàng của mình (khách hàng có thể chủ động lựa chọn những chi phí mình chi trả cho phù hợp với nhu cầu).

Mỗi nhà cung cấp hoặc mỗi loại phần mềm sẽ có “cấu trúc chi phí” sử dụng khác nhau

Với phần mềm quản trị hay ERP thì cấu trúc giá có thể phức tạp hơn và tỷ trọng chi phí mỗi loại trong tổng thể chi phí khác nhau rất nhiều. Song, đối với cấu trúc giá cho một phần mềm vừa và nhỏ như Phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho, NSTL ... thường như sau:

Chi phí sử dụng phần mềm = SL + CU + IT + MA + UP

=> Phân tích cấu trúc chi phí:

1. SL - Chi phí bản quyền (Software License)
-------------------------------------------
Là khoản chi phí khách hàng phải bỏ ra để sở hữu bản quyền sử dụng sản phẩm phần mềm hợp pháp từ nhà cung cấp với quy mô sử dụng được NCC và Khách hàng thỏa thuận.

Đặc điểm:

- Phát sinh 1 lần hoặc lặp lại trong trường hợp mua bản quyền lâu dài hoặc thuê bản quyền trong 01 khoảng thời gian nhất định: năm, tháng, ...
- Chi phí cao hay thấp phụ thuộc vào quy mô sử dụng sản phẩm của khách hàng như: 01 bản quyền hay nhiều bản quyền, có 01 hay nhiều điểm, 01 máy hay nhiều máy, 01 mô đun hay nhiều mô-đun...
- Tùy vào mỗi dòng sản phẩm, chu kỳ sống của sản phẩm, chiến lược của NCC ... mà tiền bản quyền có thể mất phí hoặc Free (Ví dụ SAS INNOVA OPEN, SIS OPEN ERP của SAS là những dòng sản phẩm Free 100% tiền bản quyền)

2. CU - Chi phí chỉnh sửa đặc thù theo yêu cầu của KH (Customize - Developing)
-------------------------------------------
Đây là chi phí KH phải bỏ ra chi trả cho NCC việc “may đo” các đặc thù riêng của mình trên cơ sở sản phẩm phần mềm chuẩn hoặc viết mới theo đặt hàng riêng của DN.

Đặc điểm:

- Nội dung, yêu cầu, chi phí, thời gian thực hiện đặc thù được NCC và KH thỏa thuận. Chỉnh sửa này có thể là chỉnh sửa chức năng, chỉnh sửa đầu vào, chỉnh sửa đầu ra của phần mềm.
- Thông thường với mỗi đặc thù thường được thực hiện qua các bước: Khảo sát => Phân tích, đánh giá => Thiết kế => Lập trình => Kiểm thử => Update vào sản phẩm => Triển khai cho KH.
- Chi phí này cao hay thấp hoặc miễn phí thường phụ thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu từ KH. Với những dòng phần mềm đóng gói thường NCC không tùy chỉnh sản phẩm theo đặc thù riêng.
- Đặc thù có thể được thực hiện ngay khi ký HĐKT hoặc qua quá trình sử dụng sản phẩm KH phát sinh nhu cầu chỉnh sửa phần mềm.

3. IT - Chi phí đào tạo, chuyển giao (Implementing & Training)
-------------------------------------------
Là chi phí KH bỏ ra để chi trả cho NCC dịch vụ đào tạo KH sử dụng, vận hành sản phẩm phần mềm.

Có thể bao gồm:

- Nhân công triển khai đào tạo,
- Công cụ hỗ trợ công tác đào tạo,
- Chi phí giáo trình, tài liệu đào tạo
- Chi phí phòng ốc (nếu đào tạo tập trung),
- Chi phí đi lại, chi phí ăn ở, công tác phí (nếu ngoại tỉnh) ...

Đặc điểm:

- Chi phí này phụ thuộc vào quy mô của hợp đồng phần mềm,
- Thời gian đào tạo (bao nhiêu buổi, thời lượng nhiều hay ít, người dùng đã biết sử dụng phần mềm hay chưa...)
- Địa điểm đào tạo (gần hay xa, tập trung hay phân tán), ...

4. MA - Chi phí bảo hành, bảo trì (Maintenance)
-------------------------------------------
Là chi phí cho dịch vụ bảo hành, bảo trì sản phẩm phần mềm mà KH phải thanh toán cho NCC phần mềm để được tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật khi cần.

Đặc điểm:

- Chi phí bảo hành thường đã được tính vào tiền bản quyền nên ta hay thấy cam kết “miễn phí bảo hành phần mềm xxx tháng”.
- Chi phí bảo trì phát sinh khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm theo quy định (đối với sản phẩm mất tiền bản quyền), hoặc phát sinh khi KH và NCC thống nhất ở bất kì thời điểm nào dùng phần mềm (đối với sản phẩm miễn phí bản quyền SAS INNOVA OPEN hay SIS OPEN ERP).
- Đây là chi phí theo thỏa thuận giữa KH và NCC về tỷ lệ % phí bảo trì, có thể ký theo sự vụ hoặc ký theo kỳ tháng, hoặc năm thông thường tính theo năm.
- Đối với sản phẩm mất phí bản quyền hay miễn phí bản quyền (SAS INNOVA OPEN) thì việc chi trả chi phí này là điều rất quan trọng và ít khi KH được miễn phí do NCC phải sử dụng đến “nhân công” thường trực để hỗ trợ KH, cũng như các công cụ, các chi phí hoạt động khác phục vụ việc bảo trì & phát triển sản phẩm.

5. UP - Chi phí nâng cấp sản phẩm (Upgrade)
-------------------------------------------
Là chi phí KH đang sử dụng sản phẩm bỏ ra để NCC thực hiện dịch vụ nâng cấp phần mềm lên phiên bản (Version) mới hoặc chức năng mới phù hợp với nhu cầu sử dụng, khai thác sản phẩm.

Đặc điểm:

- Chi phí này thường NCC không có quy định chuẩn ngay từ trước vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Nó phát sinh sau khi KH đã sử dụng sản phẩm phiên bản cũ nào đó của NCC phần mềm.
- Chi phí này có thể được tính bằng số tương đối trên cơ sở phiên bản cũ đang sử dụng hoặc số tuyệt đối tùy vào trường hợp cụ thể.
- Việc nâng cấp phiên bản mới có thể phát sinh từ bản thân nhu cầu của KH, hoặc sự chủ động của NCC phần mềm hay từ một bên thứ 3 như BTC, Tổng cục thuế thay đổi TT-QĐ ...
- Phiên bản mới thông thường có tính năng & công nghệ mới nó có thể rất phù hợp với KH này nhưng lại chưa chắc phù hợp với KH khác nên việc nâng cấp cần sự cân nhắc tính toán để không lãng phí nguồn lực của KH.
- Việc nâng cấp cũng đòi hỏi KH cần tìm hiểu kỹ vì phiên bản mới có thể có những chức năng rất ưu việt song có thể lại không có chức năng mà phiên bản cũ vốn có!
- Bên cạnh đó, việc chuyển đổi dữ liệu từ phiên bản này sang phiên bản khác đôi khi là vấn đề lớn, do các phiên bản khác nhau về chức năng, công nghệ, thiết kế, ... đặc biệt đối với các phiên bản cũ đã có những chỉnh sửa đặc thù.

Ngoài ra, DN cũng cần quan tâm đến các chi phí gián tiếp để sử dụng phần mềm như: Phần mềm diệt virus, Hạ tầng phần cứng máy tính, Mạng LAN- Interrnet, Tư vấn - chuẩn hóa quy trình (với dự án vừa & lớn), ...

Theo tôi chi phí cho sử dụng phần mềm ở góc độ DN nên coi như là một “khoản đầu tư” hơn là một “chi phí”.

Trên đây tôi đã phân tích cơ bản cấu trúc chi phí sử dụng phần mềm kế toán nói riêng và các phần mềm riêng lẻ nói chung. Từ đó, KH có thể hiểu rõ được tiền mình bỏ ra để được hưởng dịch vụ, sản phẩm gì. Đồng thời KH có thể sẽ tiết kiệm được chi phí sử dụng phần mềm cũng như thuận lợi hơn trong việc thống nhất với NCC phần mềm để mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất khi sử dụng sản phẩm phần mềm phục vụ hoạt động SX-KD.

Ví dụ:
-------------------------------------------
Với sản phẩm phần mềm kế toán miễn phí bản quyền SAS INNOVA OPEN, ta có phương trình chi phí:

Chi phí sử dụng phần mềm = SL + CU + IT + MA + UP

SL = 0 VNĐ, Miễn phí 100% bản quyền
CU = 0 VNĐ, Bản chuẩn, hầu như không phải lập trình thêm gì
IT = 0 VNĐ, SIS đào tạo miễn phí tại lớp học tập trung
MA = 0 hoặc # 0 VNĐ, Miễn phí khoảng thời gian hoặc một số đầu việc nào đó, hoặc thỏa thuận dịch vụ bảo trì sản phẩm
UP = 0 hoặc # 0 VNĐ, Tùy thuộc vào nhu cầu của KH.

Nếu Doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tư vấn, hỗ trợ mua phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi theo các phương thức: