Mách bạn yếu tố sống còn để an toàn dữ liệu khi sử dụng phần mềm kế toán?


Ngày nay từ DN đến cá nhân hầu như đều trang bị cho mình một phần mềm kế toán để xử lý công việc kế toán quản trị, kế toán thuế của mình một cách hiệu quả, tiết kiệm nhất. Thế nhưng, rất nhiều anh chị kế toán lại chưa thực sự quan tâm đến vấn đề an toàn dữ liệu của chương trình phần mềm kế toán mình đang sử dụng. Khi mất dữ liệu thì vô cùng sốc, lo lắng cũng như mất nhiều thời gian, công sức để khôi phục, làm lại số liệu, gây xáo trộn trong DN cũng như với cơ quan nhà nước liên quan.

Khi sử dụng phần mềm kế toán, chúng ta thường quan tâm đến 02 nội dung chính gồm: Chương trình chạy và Dữ liệu kế toán trong phần mềm. Dữ liệu lưu trữ toàn bộ thông tin người dùng đã cập nhật, khai báo trên phần mềm kế toán và được coi là tài sản, là công sức, là tiền bạc, là thời gian của doanh nghiệp nói chung người làm kế toán nói riêng. Dữ liệu trong phần mềm có có giá trị lớn nhất chứ không phải chương trình phần mềm, vì chương trình có thể nhà cung cấp phần mềm cài đặt lại (hoặc DN tự cài) nhưng khi dữ liệu mất thì khó hoặc không có khả năng cài lấy lại và việc làm lại số liệu là nỗi khiếp đảm của bất cứ người làm kế toán nào.

Lý do mất dữ liệu có nhiều, có thể do yếu tố chủ quan của người sử dụng, cũng có thể do yếu tố khách quan xảy ra. Về yếu tố chủ quan có thể là: Sử dụng phần mềm trôi nổi, không thực hiện bảo trì thường xuyên hàng năm với nhà cung cấp, không thực hiện thao tác backup an toàn dữ liệu theo khuyến cáo, hướng dẫn của nhà cung cấp, do các cán bộ trong công ty cố tình xóa vì lý do nào đó,… Về yếu tố bên ngoài có thể là: Do máy tính bị cháy nổ, ngập nước, mất trộm, hỏng/chết ổ cứng, virus tấn công, …

Vậy cần làm gì để an toàn dữ liệu khi sử dụng phần mềm kế toán?

 
  • Sao lưu dữ liệu hàng ngày: Đây là yêu cầu đầu tiên mà kế toán được hướng dẫn khi sử dụng phần mềm. Chức năng sao lưu/backup dữ liệu đã được nhà cung cấp phần mềm xây dựng sẵn và chương trình sẽ hỏi gợi ý ngay khi bạn thoát khỏi nó
  • Copy và Lưu dữ liệu sang một ổ cứng rời: Nhà cung cấp phần mềm sẽ hướng dẫn bạn file nào là file chứa dữ liệu của phần mềm để copy file này và lưu vào một ổ cứng rời hoặc máy tính khác, điều này có thể bạn cảm thấy hơi mất thời gian nhưng để phòng mất dữ liệu trên máy tính & chúng ta có thể lấy lại dữ liệu dự phòng này. Thông thường bạn nên thực hiện việc này cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần tùy vào dữ liệu bạn nhiều hay ít.
  • Chọn nơi cài đặt chương trình phần mềm khác ổ chạy hệ điều hành (thường là ổ C): Tuyệt đối không cài phần mềm trên ổ chứa hệ điều hành vì khi chúng ta cài đặt lại win thì sẽ làm mất chương trình và dữ liệu. 
  • Sử dụng chương trình phần mềm diệt virus: Thường các bạn hay coi thường yếu tố này mặc dù nó rất hay xảy ra, đôi khi gây thiệt hại lớn cho DN. Các bạn nên cài đặt lên máy tính (máy chủ và máy trạm chạy phần mềm) một chương trình phần mềm diệt virus đủ mạnh để đảm bảo hạn chế tối đa rủi ro này.
  • Sử dụng công nghệ phần mềm phù hợp: Với DN sử dụng phần mềm offline cài trên máy của DN thì dữ liệu và chương trình phần mềm sẽ nằm ở đây nên có những thuận lợi và bất lợi xảy ra đối với dữ liệu phần mềm kế toán của mình. Đối với DN sử dụng phần mềm online thuê máy chủ hay điện toán đám mây thì dữ liệu nhà cung cấp dịch vụ sẽ quản lý. Với mô hình DN vừa, nhỏ, ít dữ liệu thì có thể chọn công nghệ phần mềm thấp hơn, chi phí phù hợp hơn, với mô hình DN lớn nhiều người dùng, nhiều dữ liệu thì có thể lựa chọn công nghệ cao hơn như SQL, …
  • Phân quyền chi tiết cho mỗi User: Nhiều DN hay dùng tên, mật khẩu mặc định từ nhà cung cấp phần mềm để chạy chương trình. Hoặc, không phân quyền chi tiết đến từng chức năng, phiếu, thao tác (thêm, sửa, xóa…). Điều này nhiều khi gây mất một phần hoặc toàn bộ dữ liệu vì một lý do nào đó mà người dùng vô ý hoặc cố tình gây ra.
  • Dùng chương trình phần mềm có đầy đủ bản quyền và Bảo hành bảo trì định kỳ: Đây là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo an ninh dữ liệu phần mềm kế toán. Nếu chúng ta sử dụng chương trình phần mềm trôi nổi, không có bản quyền và hợp đồng với nhà cung cấp uy tín, cũng như không thực hiện dịch vụ bảo hành, bảo trì thì khả năng mất dữ liệu là có thể xảy ra.
 
Kết luận: Nếu chúng ta thực hiện đầy đủ các biện pháp trên thì khả năng mất dư liệu trên phần mềm SAS gần như không thể xảy ra và bảo toàn được tài sản của bản thân cũng như DN, tránh ảnh hưởng đến công việc của bộ phận kế toán cũng như của các bộ phận liên quan. Trường hợp vì lý do nào đó mà mất, hỏng dữ liệu bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp phần mềm SAS để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Mr. Nguyễn Xuân Điệp, CEO - SAS JSC

Các bài viết khác


Lên đầu trang