Chi phí thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản: Cần kiểm tra những gì

Khi thanh toán chi phí, kế toán cần kiểm tra không chỉ hóa đơn mà còn giá trị giao dịch, phương thức thanh toán, chứng từ liên quan và mục đích sử dụng. Theo quy định thuế TNDN áp dụng từ ngày 15/12/2025, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi quy định phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát cả khoản đã thanh toán và khoản chưa đến hạn thanh toán.

Chi phí thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản khác nhau thế nào?

Điểm khác biệt quan trọng là chứng từ dùng để chứng minh việc thanh toán. Tuy nhiên, phương thức thanh toán không phải điều kiện duy nhất quyết định một khoản chi có được trừ khi tính thuế TNDN hay không.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi được trừ phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp bắt buộc. 

Phương thức	Nội dung cần kiểm tra
Tiền mặt	Khoản chi có thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt không? Phiếu chi, người nhận tiền và hồ sơ chi có đầy đủ không?
Chuyển khoản	Chứng từ ngân hàng có thể hiện đúng giao dịch, số tiền và người thụ hưởng không?
Chưa thanh toán	Hồ sơ ghi nhận chi phí đã đầy đủ chưa? Khi thanh toán sau này, doanh nghiệp có thực hiện đúng điều kiện không?

Thanh toán bằng tiền mặt

• Không phải mọi khoản chi bằng tiền mặt đều bị loại khi tính thuế TNDN. Với khoản chi không thuộc trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận chi phí nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khác.

• Tuy nhiên, đối với giao dịch từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi quy định, thanh toán bằng tiền mặt có thể khiến khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ. Kế toán cần xác định đúng loại giao dịch, giá trị và trường hợp áp dụng trước khi kết luận.

Thanh toán bằng chuyển khoản

• Chuyển khoản giúp doanh nghiệp lưu lại dấu vết giao dịch, nhưng không tự động bảo đảm chi phí được trừ.

• Kế toán cần đối chiếu chứng từ thanh toán với hóa đơn, hợp đồng, công nợ và chứng từ giao nhận hoặc nghiệm thu. Nếu chuyển khoản không chứng minh được việc thanh toán cho giao dịch đang kiểm tra, doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro khi giải trình.

Chi phí đã ghi nhận nhưng chưa thanh toán

• Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán, khoản chi vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện về hồ sơ, bao gồm hợp đồng và biên bản bàn giao theo hướng dẫn áp dụng.

• Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Nếu sau đó thanh toán bằng tiền mặt mà không đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí tương ứng theo quy định. 

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt khi tính thuế TNDN

 

Ngưỡng 5 triệu đồng áp dụng như thế nào?

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp đặc thù theo quy định.

Nghị định cũng quy định trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán có giá trị dưới 5 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, thì chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ kiểm tra giá trị từng hóa đơn riêng lẻ. Cần đối chiếu nhà cung cấp, ngày giao dịch và tổng giá trị mua trong ngày để xác định đúng điều kiện áp dụng.

Chứng từ nào có thể dùng để chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt?

Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong lĩnh vực thuế GTGT. Theo đó, chứng từ cần thể hiện việc thanh toán theo quy định pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt; trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định này. 

Trong thực tế, kế toán nên lưu và đối chiếu:

• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng.

• Sao kê tài khoản thể hiện giao dịch thanh toán.

• Chứng từ thanh toán điện tử phù hợp với quy định.

• Hồ sơ đối chiếu, bù trừ công nợ hoặc thanh toán qua bên thứ ba khi thuộc trường hợp được phép áp dụng.

Không nên mặc định mọi giao dịch chuyển tiền đều đáp ứng yêu cầu. Cần kiểm tra hình thức thanh toán, chủ thể thanh toán và hồ sơ liên quan theo quy định tương ứng.

Kế toán cần kiểm tra gì đối với từng phương thức thanh toán?

Nội dung	Thanh toán bằng tiền mặt	Thanh toán bằng chuyển khoản
Chứng từ thanh toán	Phiếu chi, ký nhận hoặc chứng từ phù hợp	Ủy nhiệm chi, sao kê hoặc chứng từ ngân hàng
Người nhận tiền	Đối chiếu người nhận và mục đích chi	Đối chiếu người thụ hưởng với nhà cung cấp hoặc hồ sơ thanh toán
Giá trị giao dịch	Kiểm tra ngưỡng 5 triệu đồng và trường hợp áp dụng	Kiểm tra giá trị giao dịch và điều kiện chứng từ thanh toán
Hồ sơ mua hàng, dịch vụ	Hóa đơn, hợp đồng, giao nhận hoặc nghiệm thu	Hóa đơn, hợp đồng, giao nhận hoặc nghiệm thu
Công nợ	Đối chiếu số tiền đã chi và số còn phải trả	Đối chiếu số tiền chuyển với công nợ nhà cung cấp
Điều kiện thuế	Xác định khoản chi có thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt không	Xác định chứng từ có đáp ứng quy định và khoản chi có đủ các điều kiện khác không

Trường hợp nhân viên thanh toán hộ doanh nghiệp

Khi nhân viên được giao hoặc ủy quyền mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh và thanh toán bằng tài khoản cá nhân, kế toán cần kiểm tra thêm hồ sơ ủy quyền hoặc quy chế nội bộ, chứng từ thanh toán của nhân viên và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả cho nhân viên.

Theo điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trường hợp này cần đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ, quy định ủy quyền hoặc cho phép thanh toán và việc doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp tiền lương, tiền công trả bằng tiền mặt

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khoản tiền lương, tiền công thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày 15/12/2025 cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện khác theo quy định. 

Do đó, doanh nghiệp cần rà soát phương thức trả lương, bảng lương, hồ sơ tính lương và chứng từ chi trả. Không nên mặc định tiền lương được xử lý giống các khoản chi tiền mặt khác mà không kiểm tra quy định riêng.

Các tình huống thanh toán dễ khiến chi phí bị loại

Tình huống 1: Hóa đơn 8 triệu đồng, doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt.

Nếu đây là khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi có nguy cơ không được trừ. Kế toán cần xác định bản chất giao dịch và kiểm tra quy định áp dụng trước khi xử lý.

Tình huống 2: Hóa đơn dưới 5 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng ngày.

Nếu mua từ cùng một người bán, tổng giá trị trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định cộng gộp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Không nên căn cứ riêng vào giá trị từng hóa đơn để kết luận.

Tình huống 3: Đã ghi nhận chi phí nhưng chưa thanh toán.

Doanh nghiệp cần lưu hợp đồng, biên bản bàn giao và hồ sơ liên quan. Khi thanh toán sau đó, phải thực hiện theo đúng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thanh toán bằng tiền mặt không đáp ứng quy định, cần điều chỉnh chi phí theo hướng dẫn hiện hành.

Tình huống 4: Nhân viên chuyển khoản trả tiền nhà cung cấp nhưng thiếu hồ sơ ủy quyền.

Dù có chứng từ chuyển tiền, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra hồ sơ chứng minh nhân viên được phép thanh toán thay và chứng từ hoàn trả. Thiếu hồ sơ phù hợp có thể khiến doanh nghiệp khó chứng minh giao dịch đáp ứng điều kiện thuế.

Checklist kiểm tra thanh toán trước khi quyết toán thuế

Trước khi chốt chi phí, kế toán nên rà soát theo checklist sau:

• Xác định đúng loại giao dịch và giá trị thanh toán từng lần.

• Kiểm tra các giao dịch mua nhiều lần trong cùng ngày từ cùng một người bán.

• Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn hàng và chứng từ giao nhận hoặc nghiệm thu.

• Với khoản chi tiền mặt, xác định có thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt không.

• Với khoản chi chuyển khoản, kiểm tra người thụ hưởng, số tiền và chứng từ ngân hàng.

• Với khoản chưa thanh toán, lưu hồ sơ ghi nhận chi phí và theo dõi phương thức thanh toán sau đó.

• Với khoản nhân viên thanh toán hộ, kiểm tra ủy quyền và hồ sơ hoàn trả.

• Đối chiếu chứng từ thanh toán với công nợ và dữ liệu kế toán.

• Phân loại các khoản có rủi ro để xác minh hoặc điều chỉnh trước khi quyết toán.

 

Phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm soát thanh toán như thế nào?

Khi số lượng giao dịch lớn, việc theo dõi thủ công dễ khiến kế toán bỏ sót chứng từ hoặc không nhận diện kịp thời các khoản thanh toán có rủi ro. Phần mềm kế toán có thể hỗ trợ theo dõi công nợ, ghi nhận trạng thái thanh toán, đối chiếu dữ liệu ngân hàng và truy xuất chứng từ theo giao dịch.

Với hệ thống quản trị tích hợp như SIS ERP, doanh nghiệp có thể xem xét kết nối dữ liệu mua hàng, công nợ, thanh toán và kế toán để giảm nhập liệu lặp lại, hỗ trợ đối chiếu trước kỳ quyết toán. Hiệu quả phụ thuộc vào phạm vi chức năng triển khai, quy trình nội bộ và chất lượng dữ liệu.

Phần mềm chỉ hỗ trợ quản lý và kiểm tra dữ liệu; kế toán vẫn cần đánh giá điều kiện pháp lý của từng khoản chi theo quy định hiện hành.

Để kiểm soát chi phí thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, kế toán cần kiểm tra đồng thời giá trị giao dịch, phương thức thanh toán, chứng từ và mục đích chi. Ngưỡng 5 triệu đồng là điểm cần đặc biệt lưu ý theo quy định thuế TNDN áp dụng từ ngày 15/12/2025, nhưng việc kết luận chi phí được trừ vẫn phải căn cứ vào loại giao dịch, các trường hợp đặc thù và toàn bộ hồ sơ thực tế.